Wist je dat vanaf 2027 elk bedrijf een tijdregistratie moet hebben?

De verplichting gaat in op 1 januari 2027. Vanaf dan moet elke werkgever de dagelijkse arbeidstijd van zijn medewerkers registreren via een objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem. De definitieve Belgische wetgeving is op dit moment nog in opmaak: het voorontwerp ligt bij de Nationale Arbeidsraad. De startdatum en de drie basisvereisten liggen wel al vast.

Ja. In het voorontwerp is geen uitzondering voorzien op basis van bedrijfsgrootte of sector. Een onderneming met vijf medewerkers valt onder dezelfde verplichting als een bedrijf met vijfhonderd. Voor specifieke sectoren kunnen wel afwijkende modaliteiten komen, zolang het systeem objectief, betrouwbaar en toegankelijk blijft.

Nee. Een papieren lijst of een Excel-bestand voldoet niet aan de eis van objectiviteit, omdat de gegevens achteraf handmatig aanpasbaar zijn. Het systeem moet registraties vastleggen op een manier die niet zomaar te wijzigen is, en die bij een controle raadpleegbaar is.

Niet noodzakelijk. De wet schrijft geen specifiek toestel voor. Een badgelezer, een app of tijdregistratiesoftware kan volstaan, zolang het systeem aan de drie criteria voldoet. Een vaste terminal zoals de iClock680 is wel de meest gebruikte oplossing op locaties met een duidelijke in- en uitgang, zoals een werkplaats, magazijn of kantoor.

Objectief betekent dat de registratie niet achteraf handmatig te manipuleren is. Betrouwbaar betekent dat start, einde en rusttijden effectief en tijdig worden vastgelegd. Toegankelijk betekent dat zowel de werknemer als de sociale inspectie de gegevens moet kunnen raadplegen. Die drie eisen gelden cumulatief: aan twee ervan voldoen is niet voldoende.

De overheid voorziet sancties voor werkgevers zonder conform registratiesysteem. De exacte boetebedragen worden vastgelegd in de uitvoeringswetgeving en zijn nog niet bekend. Los daarvan staat u zonder registratie juridisch zwak bij discussies over overuren of loon, omdat u de gepresteerde uren niet kunt aantonen.

Een badge of pincode volstaat. De wet vraagt geen biometrie. Dat is een relevante afweging, want vingerafdrukken zijn onder de GDPR bijzondere persoonsgegevens en vereisen een aparte rechtsgrond en een risicoanalyse. De iClock680 ondersteunt vingerafdruk, RFID-badge en pincode, zodat u die keuze zelf maakt. Overleg dit met uw DPO of sociaal secretariaat.

Ja. De terminal deelt gegevens in real time via TCP/IP en ondersteunt een versleutelde HTTPS-push naar uw softwaresysteem, ook naar cloudtoepassingen. Hij werkt met ADMS en bestaande SDK’s, waardoor koppeling met HR- en payrollsoftware en met de gangbare sociale secretariaten mogelijk is.

De terminal verwerkt tot 8.000 vingerafdrukken en optioneel 10.000 badges, met een logboek van 200.000 registraties. Verificatie duurt minder dan een seconde, zodat er ook bij ploegwissels geen wachtrij ontstaat. Voor de meeste kmo’s is een enkel toestel per toegang ruim voldoende.

Arbeidstijdgegevens vallen onder de bewaarplicht voor sociale documenten. De exacte termijn en vorm volgen uit de definitieve wetgeving; stem dit af met uw sociaal secretariaat. De iClock680 voorziet data-backup en herstel, zodat de registraties over meerdere jaren bewaard en teruggezet kunnen worden.

De plaatsing gebeurt door een installateur uit ons netwerk. Nestor Company levert het toestel, verzorgt de preconfiguratie en ondersteunt bij de inbedrijfstelling, op locatie of via remote login. Onze productspecialisten begeleiden u van de selectie tot de werkende installatie.